AKÇAKOCA TEKSTİL GIDA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI 31/12/2019 İÇİNDEKİLER 1. AMAÇ 2. KAPSAM 3. TANIM VE KISALTMALAR 4. ROL VE SORUMLULUKLAR 5. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER 6. KİŞİSEL VERİLEN SINIFLANDIRILMASI 7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI 9. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI 10. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HALE GETİRİLMESİ 11. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ 12. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI 13. POLİTİKA'NIN YAYINLANMASI VE MUHAFAZASI 14. GÜNCELLEME SIKLIĞI 15. YÜRÜRLÜK 16. EK:1 KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ 17. EK2: KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ 1.AMAÇ Akçakoca Tekstil Gıda Sanayi Ticaret Limited Şirketi ("Akçakoca Gıda"veya"Şirket") olarak; çalışanlara, çalışan adaylarına, stajyerlere, hissedar/ortaklara, tedarikçi yetkililerine, tedarikçi çalışanlarına, ürün veya hizmet alıcılarına, potansiyel ürün ve hizmet alıcılarına ve ziyaretçilere ait kişisel verilerin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve insan haklarına ilişkin ülkemizin tarafı olduğu uluslararası sözleşmeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu1 ("KVKK" ya da "Kanun") başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesi ve verisi işlenen ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanılmasının sağlanması önceliğimizdir. Kişisel verilerin korunması ve kişisel verileri toplanan gerçek kişilerin temel hak ve hürriyetlerinin gözetilmesi kişisel verilerin işlenmesine ilişkin politikamızın temel prensibidir. Bu nedenle kişisel verilerin işlendiği tüm faaliyetlerimizi, özel hayatın gizliliğinin korunması, haberleşmenin gizliliği, düşünce ve inanç özgürlüğü ve etkili kanun yollarını kullanma haklarını gözeterek sürdürmekteyiz. Kişisel verilerin korunması için mevzuat ve güncel teknolojiye uygun şekilde, ilgili verinin niteliğinin gerektirdiği tüm idari ve teknik koruma tedbirlerini almakta ve aldığımız tedbirleri güncel tutmaktayız. İşbu Akçakoca Gıda Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ("Politika"), faaliyetlerimiz sırasında toplanan kişisel verilerin KVKK'da anılan ilkeler çerçevesinde işlenmesine (örneğin saklanması, aktarılması ve silinmesi ya da anonim hale getirilmesine) dair izlediğimiz yöntemleri açıklamaktadır. 2.KAPSAM Akçakoca Gıda tarafından veri işleme faaliyetine tabi tutulan; sayılanlarla sınırlı olmamak üzere; çalışanlara, çalışan adaylarına, stajyerlere, hissedar/ortaklara, tedarikçi yetkililerine, tedarikçi çalışanlarına, ürün veya hizmet alıcılarına, ait tüm kişisel verilere işbu Politika uygulanmaktadır. Politikamız, Akçakoca Gıda bünyesindeki kişisel verilerle alakalı bütün işleme faaliyetleri için uygulanmakta olup KVKK ve kişisel verilere ilişkin diğer mevzuat ve bu alandaki uluslararası standartlar gözetilerek ele alınmış ve hazırlanmıştır. 3.TANIM VE KISALTMALAR İşbu Politika kapsamında; a. Akçakoca Gıda veya Şirket: Akçakoca Gıda Sanayi ve Ticaret Limited Şirketini, b. Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeye dayanan, tereddüte yer bırakmayacak açıklıkta, sadece o işlemle sınırlı olarak verilen onayı, c. Anonim hale getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini, ç. Çalışan: Akçakoca Gıda Çalışanını, d. Çalışan adayı: Akçakoca Gıda'ya iş başvurusunda bulunmuş olan kişileri, e.Çevrimiçi Ziyaretçiler: Akçakoca Gıda tarafından yönetilen www.akcakoca.com.tr internet sitesi ziyaretçilerini, f. İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişileri, g. Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi, ğ. Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin, ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi, veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, h. Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi, ı. Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi, i. Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişiyi, j. KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nu, k. KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nu, l. KVKK ya da Kanun: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nu ve m. Politika: Akçakoca Gıda Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası'nı ifade eder. 4.ROL VE SORUMLULUKLAR a. Müdürler Kurulu İşbu Politika, Müdürler Kurulu tarafından onaylanmış olup, Müdürler Kurulu Politika'nın oluşturulmasının, uygulanmasının ve gerektiğinde güncellenmesinin sağlanması konusunda yetkili onay mekanizmasıdır. Müdürler Kurulu, işbu Politika'ya, kural ve düzenlemelere uyulmaması durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmalarının belirlenmesi ve işletilmesinin üst gözetiminden sorumludur. b. Veri Koruma Komitesi Veri Koruma Komitesi, sorumlu oldukları faaliyetlerde, görev alan çalışanlarla beraber dış hizmet alınan firmaların Politika'ya uyumu için gerekli tedbirlerin alınması, Politika'ya aykırı hususların tespiti amacıyla konuların incelenmesi ve Müdürler Kurulu'na bildirilmesinden sorumludur. İşbu Politika'nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, güncellenmesi ve yayınlanması ile kurum içi dağıtımından sorumludur. 5.HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER Veri sorumlusu olarak kişisel verilerin korunması ve işlenmesi kapsamındaki hukuki yükümlülüklerimiz aşağıda sıralanmaktadır: 5.1.Aydınlatma yükümlülüğümüz Veri sorumlusu olarak kişisel verileri toplarken; - Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, - Ticari unvanımıza ilişkin bilgiler, - İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, - Verileri toplama yöntemimiz ve hukuki sebebi ve - KVKK'dan doğan hakları hususlarında İlgili Kişi'yi aydınlatma yükümlülüğümüz bulunmaktadır. 5.2.Veri güvenliğini sağlama yükümlülüğümüz Veri sorumlusu olarak işlediğimiz kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için mevzuatta öngörülen idari ve teknik tedbirleri almaktayız. Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler ve alınan tedbirler işbu Politika'nın Kişisel Verilerin Güvenliği bölümünde detaylandırılmaktadır. 6.KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI 6.1.Kişisel Veriler Kişisel verilerin korunması sadece gerçek kişiler ile ilgili olup tüzel kişilere ait, içerisinde gerçek kişiye ilişkin bilgi içermeyen bilgiler kişisel veri koruması dışında bırakılmıştır. Bu nedenle işbu Politika tüzel kişilere ait verilere uygulanmaz. İşbu Politika doğrudan bir kişiyi ifade eden kişinin adı, soyadı, TC Kimlik numarası gibi bilgilere uygulandığı gibi dolaylı şekilde ilgili kişinin tespit edilebildiği bilgilere de uygulanır. 6.2.Özel Nitelikli Kişisel Veriler Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları ile kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyelikleri, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir. Özel nitelikli kişisel veriler de bu Politika hükümlerine tabidir. 6.3.Kişisel Verilere İlişkin Kategoriler Akçakoca Gıda olarak; çalışanlara, çalışan adaylarına, stajyerlere, hissedar/ortaklara, ürün veya hizmet alıcılarına, ait kişisel verileri işlemekteyiz. Söz konusu kişi kategorilerine ilişkin hangi verilerin ne amaçlarla işlendiği, ne kadar süre saklandığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve üçüncü kişiler ile paylaşım yapılıp yapılmadığına yönelik olarak; çalışan kişi kategorisi için "Çalışan Aydınlatma Metni", çalışan adayları kişi kategorisi için "Çalışan Adayı Aydınlatma Metni" düzenlenmiştir. Ürün veya Hizmet alıcıları kişileri için işbu politikanın EK:2 kategori kısmında hangi kişisel verilerin toplandığı belirtilmiştir. 7.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 7.1.Kişisel Verileri İşleme İlkelerimiz Kişisel verileri aşağıda yer alan ilkeler uyarınca işlemekteyiz. 7.1.1.Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme Kişisel verileri dürüstlük kurallarına uygun, şeffaf yöntemlerle ve aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirerek işlemekteyiz. Aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirirken mümkünse verinin sizden elde edilmesi anında Sizi kısaca işleme amacını açıklıyor ve işlem ile ilgili ayrıntılı olmayan bilgilere ilgili kişinin erişiminizi sağlıyoruz. 7.1.2.Kişisel verilerin doğruluğunu ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama İşlenen verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak için veri işleme prosedürlerimiz de gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktayız. Ancak verilerin önemli bir kısmı İlgili Kişilerin beyanı esas alınarak işlendiği için bu beyanları en doğru şekilde yansıtmakta ve İlgili Kişilere verilerini güncellemesi ve var ise hataları düzeltmesi için başvuruda bulunma olanağı sunmaktayız. 7.1.3.Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme Akçakoca Gıda olarak, kişisel verileri kapsamı ve içeriği açıkça belirlenmiş, faaliyetlerimizi mevzuata uygun olarak ve hayatın olağan akışının gerektirdiği çerçevede sürdürmek için belirlenen meşru amaçlarımız dahilinde işlemekteyiz. 7.1.4.Kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması Kişisel verileri belirlediğimiz amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlemekteyiz. İlgili olmayan veya işlenmesine ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktayız. Bu nedenle, yasal gereklilik olmadığı sürece özel nitelikte kişisel verileri işlememekte veya işlememiz gerektiğinde konuya ilişkin açık rıza almaktayız. 7.1.5.Kişisel verilerin kanuni düzenlemelerde öngörülen veya meşru menfaatlerimizin gerektirdiği süreler boyunca saklanması Mevzuattaki birçok düzenleme kişisel verilerin belirli bir süre saklanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle, işlediğimiz kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya kişisel verilerin işlenme amaçları için gerekli olan süre kadar saklamaktayız. Mevzuatta öngörülen saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmekteyiz. 7.2.Kişisel veri işleme amaçlarımız Akçakoca Gıda olarak kişisel verileri işleme amaçlarımız ilgili kişi gruplarına göre hazırlanan aydınlatma metinlerinde ayrıntılı olarak yer almaktadır. 7.3.Kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi 7.3.1.Kişisel verilerin açık rıza alınması yoluyla işlenmesi Mevzuat gereği, kişisel veriler İlgili Kişi'nin açık rızası olmaksızın işlenemez. Açık rıza, KVKK'da "belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza" şeklinde tanımlanmıştır. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması durumunda işbu Politika'da yer alan açıklamalar geçerlidir. 7.3.2.Kişisel verilerin işlenmesinde açık rızanın aranmadığı haller Aşağıda sayılan hallerde kişisel verileri açık rıza olmaksızın işleyebiliriz: - Kanunlarda açıkça öngörülmesi İlgili Kişi'nin kişisel verileri, kanunlarda açıkça öngörüldüğü hallerde hukuka uygun olarak işlenebilecektir (Örneğin, çalışana ait özlük bilgilerinin kanun gereği tutulması). - Fiili imkansızlık sebebiyle ilgilinin açık rızasının alınamaması Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatının veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda kişisel veriler açık rıza olmaksızın işlenebilecektir - Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde açık rıza alınmaksızın kişisel verilerin işlenmesi mümkündür (Örneğin, müşteriye hizmetin sunulabilmesi adına müşteri şirketin yetkilisine ait bilgilerinin kaydedilmesi). - Bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için zorunlu olması Bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için işlenmesi zorunlu olan kişisel veriler, İlgili Kişi'nin açık rızası olmaksızın işlenebilecektir (Örneğin, resmi kurum ve otoritelerce öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme gibi hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi; bankacılık, enerji, sermaye piyasaları, sigortacılık gibi alanlara özel denetimlerde bilgi paylaşımı yapılması). - İlgili Kişi'nin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması İlgili Kişi'nin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel veriler açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir (Örneğin, evini satmak isteyen kişinin, satış ilanında iletişim bilgisine yer vermesi). - Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması durumunda kişisel veriler açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir (Örneğin, işten ayrılan bir çalışana ait gerekli bilgilerin dava zamanaşımı boyunca saklanması). - Meşru menfaatler kapsamında veri işlemenin zorunlu olması İlgili Kişi'nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Akçakoca Gıda'nın meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda da kişisel veriler açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir (Örneğin, müşterinin kabul edilebilir risk profilin de olduğundan emin olunması ile yolsuzluk ve rüşvetin önlenmesine yardımcı olmak için potansiyel müşterilerimizden talep ettiğimiz bilgi ve belgeler). 7.3.3.Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi Özel nitelikli kişisel veriler (sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler hariç), KVK Kurulu'nun öngördüğü idari ve teknik tedbirler alınarak, İlgili Kişi'nin açık rızasının varlığı halinde veya mevzuatın zorunlu kıldığı hallerde tarafımızca işlenir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilmektedir. 7.4.İnsan kaynakları ve istihdam amaçlarıyla toplanan kişisel verilerin işlenmesi Çalışan adayı olarak yapacağınız başvurular sürecinde bizlerle paylaştığınız kişisel verilerinizi Çalışan Adayı ve Stajyer seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi amacı başta olmak üzere aşağıdaki amaçlar kapsamında işlemekte ve rızanızın bulunması halinde Akçakoca Gıda'nın bünyesinde gelecekte açılacak pozisyonlarda değerlendirilmesi amacıyla gerekli süre boyunca saklamaktayız. Çalışan adayı olarak paylaştığınız kişisel verilerin işlenmesi işbu Politika'da belirtilen ilke ve kurallar uyarınca yürütülmektedir. Çalışan adaylarına ait kişisel veriler: - Çalışan adayı, stajyer, öğrenci seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi, - Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi, - Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, - İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, - İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması, - Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, - Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, ve - Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, amaçlarıyla işlenmekte olup, aşağıdaki araç ve yöntemlerle toplanmaktadır: - Yazılı olarak temin edilen ve elektronik ortamda www.elemanonline.com.tr adresinde yer alan veya sizin göndermiş olduğunuz İş başvuru formu ile, - İstihdam veya danışmanlık şirketleri, ve - Çalışan adayı tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ve araştırmalar, Çalışanlarımız, kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin politika ve prosedürlerimiz ile bunlara ilişkin kurallarla ilgili olarak ayrıca bilgilendirilmektedir. 8.KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI 8.1.Kişisel verilerin yurt içine aktarımı Akçakoca Gıda olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK'da öngörülen düzenlemelere ve KVK Kurulu tarafından alınan kararlara uygun bir şekilde hareket etmekteyiz. Mevzuatta yer alan hukuka uygunluk nedenleri saklı kalmak kaydıyla, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler İlgili Kişi'nin açık rızası olmadan üçüncü kişilere aktarılmaz. 8.2.Kişisel verilerin yurt dışına aktarımı Kişisel veriler kural olarak İlgili Kişi'nin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz. Bununla birlikte, işbu Politika'da yer alan hukuka uygunluk nedenlerinden birisinin varlığı ve yurt dışına aktarım yapılacak olan üçüncü kişinin: " KVK Kurulu tarafından güvenli kabul edilen ülkelerden birinde yerleşik olması, " KVK Kurulu tarafından güvenli kabul edilen ülkelerden birinde yerleşik olmaması halinde ise, Akçakoca Gıda ve güvenli olmayan ülkedeki veri sorumlusunun, yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVK Kurulu'nun ilgili yurt dışı aktarımına izninin bulunması, hallerinde kişisel veriler açık rızaya bağlı olmaksızın yurt dışına aktarılabilecektir. 8.3.Akçakoca Gıda tarafından kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler Kişisel veriler işbu Politika'da belirtilen kurallar kapsamında aşağıda listelenen alıcı kişi gruplarına aktarılabilir:

Alıcı Kişi Grubu	Açıklama	Aktarım Amacı
İş Ortakları	Akçakoca Gıda'nın faaliyetleri kapsamındaki hizmetlerin ifasının sağlanması için işbirliği yaptığı tarafları ifade eder.	İş ortaklığı kapsamında planlanan faaliyetlerin yerine getirilebilmesi kapsamında, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi ve ürün/hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla aktarılabilecektir.
Tedarikçiler	Akçakoca Gıda'nın ihtiyaçları doğrultusunda ve talimatlarına uygun olarak sözleşme karşılığı Akçakoca Gıda'ya hizmet veya ürün sunan tarafları ifade eder.	Tedarikçiden temin edilecek ürün veya hizmetin Akçakoca Gıda'ya sağlanabilmesi kapsamında, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi ve eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla aktarılabilecektir.
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlar	İlgili yasal düzenlemeler kapsamında Akçakoca Gıda'dan bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlarını ifade eder.	Söz konusu yasal düzenlemenin öngördüğü kapsamda, çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, iş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi ve yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla aktarılabilecektir.
Gerçek Kişiler veya Özel Hukuk Tüzel Kişiler	İlgili yasal düzenlemeler kapsamında Akçakoca Gıda'dan bilgi ve belge almaya yetkili gerçek kişileri veya özel hukuk tüzel kişilerini ifade eder. Söz konusu yasal düzenlemenin öngördüğü kapsamda, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi ile yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla aktarılabilecektir.

8.4.Kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarılmasını sağlamak için aldığımız Tedbirler 8.4.1.Teknik tedbirler Kişisel verileri korumak için, aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, çeşitli tedbirler almaktayız. Bu kapsamda; 1.Ağ güvenliği ve uygulama güvenliğini sağlamakta, 2.Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliğini sağlamakta, 3.Güncel anti-virüs sistemlerini kullanmakta, 4.Güvenlik duvarı kullanmakta, 5.Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulamakta ve bunların takibini yapmakta, 6.Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanarak göndermekteyiz. 8.4.2.İdari tedbirler Kişisel verileri korumak için, aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, çeşitli tedbirler almaktayız. Bu kapsamda; 1.Çalışanlar için yetki matrisi oluşturmakta, 2.Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkilerini kaldırmakta, 3.Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapmakta, 4.Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığını sağlamakta. 5.Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapmakta ve yaptırmakta, 6.Üçüncü kişilerle veri paylaşımının kapsamını belirleyen gizlilik sözleşmelerinin ve diğer sözleşmelerdeki gizlilik hükümlerinin yürürlüğe konulmasını sağlamaktayız. 9.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI 9.1.Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen süre veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanması Kişisel verileri mevzuatta öngörülen saklama süreleri saklı kalmak kaydıyla, kişisel verilerin işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikamız kapsamında saklamaktayız. Kişisel verileri birden fazla amaç ile işlediğimiz hallerde, verinin işleme amaçlarının hepsinin ortadan kalkması veya İlgili Kişi'nin talebi üzerine, verilerin silinmesine mevzuatta bir engel olmaması durumunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilerek saklanır. Yok etme, silme veya anonim hale getirme hususlarında mevzuat hükümleri ve KVK Kurulu kararlarına uyulur. 9.2.Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin aldığımız tedbirler 9.2.1.Teknik Tedbirler 1.Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi için teknik alt yapılar ve bunlara ilişkin denetim mekanizmaları oluşturmakta, 2.Kişisel verilerin güvenli şekilde saklanması için gerekli tedbirleri almakta, 3.Teknik uzmanlığı olan çalışanlar istihdam etmekte, 4.Oluşabilecek risklere karşı iş sürekliliği ve acil durum planları oluşturup bunların uygulanmasına ilişkin sistemler geliştirmekte ve 5.Kişisel verilerin saklama alanlarına ilişkin teknolojik gelişmeler uyarınca güvenlik sistemleri kurmaktayız. 9.2.2.İdari Tedbirler 1.Kişisel verilerin saklanması ile ilgili teknik ve idari riskler hakkında çalışanlarımızı bilgilendirerek farkındalık yaratmakta ve 2.Kişisel verilerin saklanması için üçüncü kişilerle işbirliği yapılması durumunda kişisel verilerin aktarıldığı şirketler ile yapılan sözleşmelerde, aktarılan kişisel verilerin korunması ve güvenli bir şekilde saklanması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümlere yer vermekteyiz. 10.KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HALE GETİRİLMESİ İşleme amaçlarımız kapsamında toplanan kişisel veriler işleme amaçlarımız ve yürürlükteki kanunlar kapsamında işlenmekte ve saklanmaktadır. Kişisel veriler; işleme amaçlarımızın tamamen sona ermesi veya İlgili Kişi'nin talebi halinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Söz konusu silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemleri ilgili mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamız kapsamında yapılır. Kişisel verileriniz, silinirken, yok edilirken veya anonim hale getirilirken işbu Politika'da yer alan güvenlik tedbirleri alınır. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi için yapılan işlemlere dair kayıtlar diğer kanun ve mevzuat hükümleri saklı kalmak üzere en az 3 yıl boyunca saklanır. Akçakoca Gıda, aksi KVK Kurulu tarafından belirtilmediği sürece kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını seçer. 11. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ 11.1. Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin yükümlülüklerimiz Akçakoca Gıda olarak; - Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, - Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve - Kişisel verilerin hukuka uygun olarak saklanmasını sağlamak için teknolojik olanaklar ve uygulama maliyetlerine göre idari ve teknik tedbirler almaktayız. 11.2. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek için aldığımız tedbirler - Şirket içerisinde gerekli denetimleri yapmakta ve yaptırmakta, - Çalışanlarımızı kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi hakkında eğitmekte ve bilgilendirmekte, - Kişisel verilerin işlenmesi amacıyla üçüncü kişilerle iş birliği yapıldığı hallerde, kişisel verileri işleyen şirketler ile yapılan sözleşmelerde gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümlere yer vermekte ve - Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak ifşa edilmesi veya veri sızıntısı olması halinde İlgili Kişi'ye ve KVK Kurulu'na durumu bildirerek bu hususta mevzuat tarafından öngörülen incelemeleri yapmakta ve ilgili tedbirleri almaktayız. 11.3. Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek için alınan teknik ve idari tedbirler Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek için; - Teknik uzmanlığı olan çalışanlar istihdam etmekte, - Teknik tedbirleri belirli aralıklarla güncellemekte ve yenilemekte, - Şirket içerisinde erişim yetkilendirme prosedürleri oluşturmakta, - Aldığımız teknik tedbirlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin usulleri belirlemekte, - Şirket içerisinde kullanılmakta olan veri kayıt sistemlerini mevzuata uygun şekilde oluşturmakta ve belirli aralıklarla denetimlerini yapmakta, - Çalışanlarımızı kişisel verilere erişim, yetkilendirme hususlarında eğitmekte ve bilgilendirmekte, - Kişisel verilerin işlenmesi, saklanması gibi faaliyetler amacıyla üçüncü kişilerle iş birliği yapıldığı hallerde, kişisel verilere erişim sağlayan şirketler ile yapılan sözleşmelerde; kişisel verilere erişim sağlayan kişiler tarafından gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümlere yer vermekte, - Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek üzere teknolojik gelişmeler dahilinde güvenlik sistemleri kurmaktayız. 11.4. Kişisel verilerin hukuka aykırı ifşası durumunda aldığımız tedbirler Kişisel verilerin hukuka aykırı ifşasının engellenmesine yönelik idari ve teknik tedbirler almakta ve ilgili prosedürlerimize uygun şekilde bunları güncellemekteyiz. Kişisel verilerin yetkisiz olarak ifşa edildiğini tespit etmemiz halinde bu durumu İlgili Kişi'ye ve KVK Kurulu'na bildirmek için gerekli sistem ve alt yapıları oluşturmaktayız. Alınan tüm idari ve teknik tedbirlere rağmen hukuka aykırı bir ifşa gerçekleşmesi durumunda, KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde bu durum, KVK Kurulu'nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir. 12. İLGİLİ KİŞİ'NİN HAKLARI Aydınlatma yükümlülüğümüz kapsamında İlgili Kişi'yi bilgilendirmekte ve bu bilgilendirmeye ilişkin gerekli sistem ve alt yapıları kurmaktayız. İlgili Kişi'nin kişisel verilerine ilişkin haklarını kullanması için gerekli olan teknik ve idari düzenlemeleri yapmaktayız. İlgili Kişi, kendisine ait kişisel veriler ile ilgili olarak aşağıda sayılan haklara sahiptir: - Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, - Kişisel veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, - Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, - Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, - Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme, - Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, - Yukarıda bahsedilen düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, - İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme ve - Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme. 12.1. Kişisel verilere ilişkin hakların kullanılması İlgili Kişi olarak, kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin taleplerinizi, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ayrı bir yöntem belirlenmesi halinde bu yöntem ile veya Akçakoca Gıda İlgili Kişi Başvuru Formu vasıtasıyla Zafer Mah. Kaynak Cad. No:24 Merkezefendi/DENİZLİ adresine yazılı ve ıslak imzalı olarak bizzat veya posta yoluyla başvuru veya [email protected] mail adresine ya da [email protected] kayıtlı elektronik posta (KEP) adresimize 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda tanımlı olan güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış olarak, gönderebilirsiniz. Ayrıca noter vasıtasıyla hukuken geçerli ve kimliği doğrulama imkanı sağlayan yöntemle de başvuru yapılabilir. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ("Tebliğ") uyarınca, İlgili Kişi'nin başvurusunda isim, soy isim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası, (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur. İlgili Kişi yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir. Başvuru kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması, yanlış/yanıltıcı bilgilerle ya da yetkisiz başvuru yapılması halinde başvurunuz reddedilerek, usulsüz işlem yapan kişi hakkında yasal yollara başvurulacaktır. Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (noter tasdikli vekaletname veya yetki belgesi) gerekmektedir. Aksi takdirde, yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır. Ayrıca veri sorumlusu olarak üçüncü kişilerin İlgili Kişi başvurusu yaparak kişisel verilere yetkisiz erişimini engellemek ve kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için kimliği doğrulayıcı belgelerin (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti vb.) eklenmesi gerekmektedir. 12.2. Başvurunun değerlendirilmesi 12.2.1. Başvurunun cevaplandırılma süresi Kişisel verilere ilişkin talepler, niteliğine göre en kısa sürede ve her koşulda en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak veya KVK Kurulu tarafından ücrete ilişkin yayınlanacak tarifedeki koşulların oluşması durumunda tarifedeki ücret karşılığında sonuçlandırılır. Başvuru sırasında veya başvuru değerlendirilirken ek bilgi ve belge talep edilmesi söz konusu olabilecektir. 12.2.2. Başvuruyu reddetme hakkımız Kişisel veriler ile ilgili başvurular, sayılanlarla sınırlı olmamakla birlikte aşağıdaki hallerde reddedilebilir: - Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi, - Kişisel verilerin, İlgili Kişi'nin özel hayatının gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi, - İlgili Kişi tarafından alenileştirilen kişisel verilerin işlenmesi, - Başvurunun haklı bir nedene dayanmaması, - Başvurunun ilgili mevzuata aykırı bir istek içermesi ve - Başvuru usulüne uyulmaması. 12.3. Başvurunun değerlendirilme usulü İşbu Politika'nın "Başvurunun cevaplandırılma süresi" başlıklı kısmında belirtilen cevaplandırma süresinin başlayabilmesi için başvuruların "Kişisel verilere ilişkin taleplerin kullanılması" başlıklı kısımda belirtilen yöntemlerle yapılması gerekmektedir. Talep kabul edilir ise gerekli işlemler uygulanır ve başvuru sahibine yazılı veya elektronik ortamda bildirim yapılır. Talebin reddi halinde ise, gerekçesi açıklanarak yazılı veya elektronik ortamda başvuru sahibine bildirilir. 12.4. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayet hakkı Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde; başvuru sahibinin, cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 (otuz) gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içerisinde KVK Kurulu'na şikayette bulunma hakkı vardır. 13. POLİTİKA'NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI İşbu Politika basılı kağıt ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda saklanır. Islak imzalı nüshalar ve kontrollü kopyalar Veri Koruma Komitesi'nde saklanır ve gerektiğinde Müdürler Kurulunun yazılı onayı ile Veri Koruma Komitesi tarafından imha edilir. 14. GÜNCELLEME SIKLIĞI İşbu Politika en az yılda bir kez gözden geçirilir ve ihtiyaç halinde güncellenir. 15. YÜRÜRLÜK İşbu Politika, Akçakoca Gıda internet sitesinde (www.akcakoca.com.tr) yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. EK 1-Kişisel Veri Kategorileri

KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ	AÇIKLAMA
Kimlik Bilgisi	Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; Ad-Soyad, T.C. Kimlik numarası, Uyruk Bilgisi, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, Cinsiyet, İşyeri Bilgisi, Sicil No., Vergi Numarası, Ünvan, Biyografi vb. bilgiler ile Ehliyet, Mesleki kimlik, Nüfus Cüzdanı ve Pasaport gibi belgeler,
İletişim Bilgisi	Telefon Numarası, Adres, E-posta, KEP Adresi, Faks numarası,
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi	Şirketimiz operasyonları çerçevesinde ve sunduğumuz ürün ve hizmetlerle ilgili veya Şirketin ve veri sahibinin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler,
Müşteri Bilgisi	Ticari faaliyetlerimizin gerçekleştirilmesi esnasında müşteriye ilişkin elde edilen veriler, Ad-Soyad, Ticaret Ünvanı, T.C. Kimlik No, Vergi Numarası ve Dairesi, İşyeri Adresi vb. bilgiler toplanmaktadır.
Müşteri İşlem Bilgisi	Müşterilerimizin ürün ve hizmetlerimizin kullanımına yönelik kayıtları ile müşterilerimizin ürün ve hizmetlerimizin kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler
Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi	Fiziksel mekan'a girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; Kamera kayıtları, Araç bilgisi kayıtları v.b.
Finansal Bilgi	Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, gelir bilgisi, borç/alacak bilgisi gibi veriler,
Çalışan Adayı Bilgisi	Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da çalışan ve/veya stajyer adaylarımızın özgeçmiş bilgileri,
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişilerin Dini, Mezhebi veya Diğer İnançları, Sağlığı, Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler,
Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi	Şirketimize yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler
Görsel İşitsel Veri	Fotoğraf, kamera kayıtları ve ses kayıtları,
Denetim ve Teftiş Bilgisi	Şirketimizin Operasyonel, Finansal, Suistimal ve uyum denetimi faaliyetlerinin yürütülmesine ilişkin işlenen kişisel veriler,
Hukuki İşlem ve Uyum	Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler
İşlem Bilgisi	Şirketimiz tarafından yürütülen faaliyetler çerçevesinde, sunulan ürün veya hizmetlerle ilgili veya Şirketin ve kişisel veri sahibinin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla işlenen; Anket Bilgisi, Beyan Bilgisi, Alışveriş Bilgisi kayıtları gibi veriler,

EK 2-Şirketimizden Ürün veya Hizmet Alan Müşterilerimiz İçin Topladığımız Kişisel Veriler

T.C.Kimlik Numarası

Adı - Soyadı

İşyeri Adresi

Telefon Numarası

Vergi Dairesi ve Numarası

Banka Hesap Bilgileri

E-posta/Mail Adresi

Görsel ve İşitsel Veri